Wanneer we de tevredenheid van de eindgebruiker van een intranet willen managen, creëren we een checklist waarin er twee soorten criteria worden onderscheiden. Deze criteria zijn gebaseerd op de ‘Motivatie-Hygiëne theorie van Frederick Herzberg. Deze theorie uit de jaren vijftig verondersteld dat er twee dimensies zijn die de motivatie van medewerkers beïnvloeden. We spreken van motivatie en hygiëne factoren.
Wij gebruiken de term hygiënefactoren om de minimale voorwaarden waaraan het portaal moet voldoen te definiëren. (denk aan bereikbaarheid, snelheid en vindbaarheid van informatie) Het zijn de (technische) basisvoorwaarden waaraan het portaal moet voldoen. Volgens de theorie van Herzberg leidt het ontbreken van de hygiënefactoren tot ontevredenheid over het werk, maar heeft het geen (langdurende) positieve invloed op de motivatie van de medewerkers als deze wel goed geregeld zijn.
De motivatiefactoren zijn iets lastiger te definiëren. Dit zijn de factoren die volgens de theorie van Herzberg werktevredenheid creëren. Dit zijn eerder functionele dan technische vereisten. Ze zijn vaak afhankelijk van bedrijfsrichtlijnen en (web)protocollen en komen voort uit de gevoelens van de eindgebruiker. Denk aan het gevoel dat de medewerker heeft als iets bereikt, of de verantwoordelijkheid en erkenning die een medewerker krijgt van zijn of haar werkzaamheden op het intranet.
Het gebruik van deze methode maakt het tijdens het ontwikkelproces eenvoudiger de focus te leggen. Je kunt bijvoorbeeld eerst de hygiënefactoren aanpakken die direct invloed hebben op de motivatiefactoren die je hebt omschreven om je later op de minder “urgente”zaken te richten. Niet alleen voor development is het een belangrijke tool, ook het management kan aan de hand van deze factoren invloed uitoefenen op het gebruik van het intranet. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de uitwisseling van best practices via het intranet te bevorderen door erkenning (beloning) te geven aan de beste inzending.
Het opstellen van deze factoren is niet moeilijk, als je er langer mee werkt, merk je dat de hygiënefactoren in grote mate logisch en universeel zijn (wie wil er een traag intranet?). Motivatiefactoren voor een intranet zijn iets specifieker en verschillen per organisatie en soms zelfs per individu. Toch is het mogelijk om ze redelijk eenvoudig te achterhalen. Herzberg noemt zelf een aantal factoren die ook van toepassing zijn op de online werkomgeving, daarnaast zijn ze ook voor een deel te herleiden uit de hygiënefactoren en wanneer je het echt niet weet kun je altijd naar de bron gaan door de eindgebruiker zelf vragen wat hij of zij verwacht van een intranetomgeving.
lees meer over de motivatie-hygiëne theorie op:
http://www.ericdigests.org/1999-1/needs.html
Het volledige artikel van Herzberg is te verkrijgen via:
http://harvardbusinessonline.hbsp.harvard.edu/b02/en/common/item_detail.jhtml?id=R0301F
